Conservación de los datos de un sorteo: la regla de los tres años y su punto de partida

Todo el mundo conoce «tres años». Casi nadie sabe desde cuándo cuentan, y esa sola cuestión decide el destino de la mitad de una base de datos.

La regla, tal como está escrita

Los datos de un prospecto utilizados con fines de prospección comercial pueden conservarse tres años desde su recogida o desde el último contacto procedente del prospecto.

La palabra importante es «procedente». El plazo no se reinicia porque usted haya enviado algo; se reinicia porque la persona ha hecho algo.

Qué reinicia el contador y qué no

Cuenta como contacto del prospecto:

• una solicitud de información;
• un clic en un enlace de uno de sus correos;
• una respuesta, una participación en un nuevo sorteo, un pedido.

No cuenta:

• abrir un correo. Es explícito, y es el detalle que más sorprende. Un destinatario que abre sus mensajes durante tres años sin hacer clic nunca sigue estando, a efectos de la regla, tres años sin contacto.

La lógica se sostiene: una apertura es un evento técnico, a menudo provocado por un cliente de correo que precarga imágenes, a veces por un antivirus. No demuestra intención alguna. Un clic, sí.

Qué ocurre al cabo de tres años

Vencido el plazo, puede retomar el contacto una vez para preguntar a la persona si desea seguir recibiendo sus comunicaciones. A falta de respuesta positiva y explícita, los datos deben suprimirse o archivarse.

Dos palabras cuentan aquí. «Positiva»: el silencio no es un acuerdo. «Explícita»: un clic en un enlace de baja invertido —«haga clic si ya no lo desea»— no produce una respuesta positiva, produce una ausencia de respuesta.

Lo que implica para un sorteo

Un sorteo crea de golpe un gran número de contactos que comparten la misma fecha. Tres años después vencen todos a la vez. Es previsible, y aun así siempre se descubre demasiado tarde.

Tres consecuencias prácticas:

1. Feche sus participaciones en origen. Sin una fecha de recogida fiable no sabrá qué purgar, y la prudencia le hará conservarlo todo: exactamente lo que la regla prohíbe.
2. Distinga los dos plazos. Los datos del sorteo (participación, sorteo, entrega del premio) y los de prospección no siguen el mismo calendario. Los primeros se extinguen con el sorteo y sus reclamaciones; los segundos tienen su propio reloj.
3. Mida los clics, no las aperturas. Si su herramienta no sabe quién hizo clic y cuándo, no puede decir qué direcciones siguen activas a efectos de la regla.

La purga no es una pérdida

La objeción habitual es que se pierden contactos. Se vuelve en contra: direcciones de tres años sin un solo clic ya no producen conversiones, pero siguen produciendo quejas y rebotes, dañando la reputación de envío de su dominio y la entregabilidad de sus mensajes hacia los contactos que sí están activos.

Purgar mejora el rendimiento de lo que queda. No es solo una obligación, es higiene.

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